Règlement concernant de façon générale les affaires de La Société canadienne de droit canonique / The Canadian Canon Law Society (ci-après la «Société»).

Que le règlement suivant de la Société soit décrété:

SIÈGE SOCIAL

1. Le siège social de la société est situé dans la ville d'Ottawa, Ontario, et à tout autre endroit que le Bureau de direction peut choisir à l'occasion.

    

   CATÉGORIES DE MEMBRES

    

2. La Société se compose de deux catégories de membres, les membres réguliers et les membres honoraires.

    

   CONDITIONS D'APPARTENANCE

    

3. Les membres réguliers sont des canonistes ou des personnes intéressées au droit canonique, dont la demande d'admission a été approuvée par le Bureau de direction. Les membres honoraires sont ceux dont la nomination a été approuvée par les membres à une assemblée annuelle, suite à une recommandation du Bureau de direction.

    

   COTISATION

    

4. La cotisation annuelle d'un membre régulier de la Société est déterminée périodiquement par les membres, suite à une recommandation du Bureau de direction. La cotisation annuelle est payable avant la fin de l'exercice financier de la Société. Un membre qui a omis d'acquitter sa cotisation annuelle durant deux années consécutives cesse par le fait même d'être membre. Les membres honoraires n'ont pas à acquitter de cotisation annuelle.

    

   DÉMISSION D'UN MEMBRE

    

5. Tout membre peut démissionner de la Société en envoyant une lettre à cet effet à la Société. Suite au vote de trois quarts des membres réunis en assemblée annuelle ou spéciale, un membre peut être obligé de remettre sa démission, en autant que ce membre ait eu la possibilité d'être entendu lors de cette assemblée.

    

   ASSEMBLÉES DES MEMBRES

    

6. L'assemblée annuelle ou toute autre assemblée spéciale des membres de la Société se tient normalement au cours du congrès annuel, durant lequel les membres ont l'occasion de se rencontrer et d'échanger sur des sujets d'intérêt canonique. L'assemblée annuelle ou toute autre assemblée spéciale des membres de la Société doit avoir lieu au siège social de la Société ou en tout autre lieu au Canada et au moment que peut fixer à l'occasion le Bureau de direction après avoir consulté les membres de la Société au cours des congrès antérieurs. Les membres de la Société peuvent approuver la convocation d'une assemblée particulière des membres à l'extérieur du Canada.

    

   AFFAIRES DISCUTÉES À L'ASSEMBLÉE ANNUELLE

    

7. Outre l'étude des autres points de l'ordre du jour, chaque assemblée annuelle doit servir à l'examen du rapport du Bureau de direction, des états financiers et du rapport des vérificateurs. Les membres de la Société peuvent examiner toute question spéciale ou générale au cours des assemblées des membres. Le Bureau de direction, le président ou le vice-président ont le pouvoir de convoquer n'importe quand une assemblée spéciale des membres. Le Bureau de direction doit convoquer une assemblée spéciale des membres de la Société suite à une demande écrite de membres réguliers détenant au moins 5% des votes.

    

   AVIS DE CONVOCATION À UNE ASSEMBLÉE DES MEMBRES

    

8. Un avis de convocation par écrit à une assemblée annuelle ou spéciale doit être envoyé à tous les membres de la Société au moins 30 jours à l'avance. L'avis d'une assemblée spéciale doit fournir aux membres suffisamment de détails pour permettre aux membres de se former un jugement éclairé sur les décisions qui doivent y être prises. L'avis de convocation doit rappeler aux membres de la Société qu'ils ont le droit de voter par procuration.

    

   EXERCICE DU DROIT DE VOTE PAR LES MEMBRES

    

9. Chaque membre régulier présent lors de l'assemblée des membres de la Société peut exercer son droit de vote en ne donnant qu'une seule voix. Les membres honoraires ont le droit de vote à toutes les assemblées des membres de la Société. Sauf disposition contraire de la loi ou des présents règlements, les questions seront tranchées par les membres à la majorité des voix. Un membre peut, par procuration écrite, nommer un fondé de pouvoir pour assister et le représenter à une assemblée spécifique des membres, selon le mode et à l'intérieur des limites indiquées par la procuration. Un fondé de pouvoir doit être membre de la Société. Un fondé de pouvoir ne peut pas représenter plus de cinq membres.Un membre peut, par procuration écrite, nommer un fondé de pouvoir pour assister et le représenter à une assemblée spécifique des membres, selon le mode et à l'intérieur des limites indiquées par la procuration. Un fondé de pouvoir doit être membre de la Société.

    

   QUORUM DES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

    

10. Le quorum de toutes les assemblées des membres est fixé à 15% des membres de la Société.

     

    ERREURS ET OMISSIONS

     

11. Aucune erreur ou omission dans l'envoi de l'avis de convocation ou d'ajournement d'une assemblée annuelle ou spéciale des membres n'annulera ladite assemblée ni les délibérations qui y ont été faites, et tout membre peut renoncer n'importe quand au droit de recevoir un tel avis et peut ratifier, approuver et confirmer l'une ou toutes les délibérations qui y ont été faites. Les membres ou dirigeants recevront l'avis de convocation ou d'ajournement d'une assemblée à l'adresse la plus récente figurant dans les livres de la Société.

     

    PROCÉDURES D'ÉLECTION
    LORS DES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

     

12. Les élections des membres du Bureau de direction ont lieu au scrutin secret. Est élu celui qui a obtenu la majorité absolue des suffrages valides exprimés. Si aucun des candidats n'obtient la majorité absolue au premier tour de scrutin, seuls les deux candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix sont éligibles au second tour. S'il y a égalité pour la seconde place au premier tour de scrutin, l'ancienneté d'âge détermine le candidat. S'il y a égalité au second tour de scrutin, l'ancienneté d'âge détermine cette fois aussi l'élu.

     

    BUREAU DE DIRECTION

     

13. Les biens et les affaires de la Société sont administrés par un conseil d'administration appelé le "Bureau de direction". Le Bureau de direction est composé de sept membres réguliers de la Société qu'on appelle les "dirigeants" et quatre constituent un quorum. Les membres du Bureau de direction doivent avoir 18 ans et être habilités par la loi à contracter. Chaque dirigeant doit posséder un grade académique en droit canonique et avoir été membre de la Société ou de celle qui l'a précédée depuis au moins trois ans.

     

    POUVOIRS DU BUREAU DE DIRECTION

     

14. Le Bureau de direction de la Société a pleins pouvoirs pour gérer les affaires de la Société, passer, au nom de celle-ci, toute espèce de contrat que la loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs que la Société est autorisée à exercer et prendre toutes les mesures qu'elle est autorisée à prendre. Le Bureau de direction peut à l'occasion autoriser des dépenses au nom de la Société et mandater par résolution un ou plusieurs dirigeants pour engager des employés et leur verser un traitement. Le Bureau de direction peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la Société d'acquérir, d'accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, présents, subventions, règlements, fondations et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les buts de la Société.

     

    LE PREMIER BUREAU DE DIRECTION

     

15. Les personnes qui ont demandé la constitution en Société deviennent les premiers administrateurs de la Société. Leur mandat sur le Bureau de direction continuera en accord avec l'article 16.

     

    ÉLECTION DES MEMBRES DU BUREAU DE DIRECTION

     

16. Les membres du Bureau de direction sont élus lors de l'assemblée annuelle des membres de la Société et quittent le Bureau de direction à tour de rôle. Lors de la première assemblée des membres de la Société pour les élections au Bureau de direction, trois membres seront élus - le président francophone, le vice-président francophone et le conseiller anglophone - dont le mandat débutera à la fin de la première assemblée annuelle pour se terminer à la fin de la deuxième assemblée annuelle et trois autres membres seront élus - le vice-président anglophone, le conseiller francophone et le secrétaire-trésorier - dont le mandat débutera à la fin de la première assemblée annuelle pour se terminer à la fin de la troisième assemblée annuelle suivante. Au cours de la deuxième assemblée annuelle pour les élections au Bureau de direction, aura lieu l'élection du président francophone, du vice-président francophone et du conseiller anglophone pour un mandat de deux ans et lors de la troisième assemblée annuelle des membres aura lieu l'élection du vice-président anglophone, du conseiller francophone et du secrétaire-trésorier pour un mandat de deux ans. Subséquemment, les membres du Bureau de direction seront élus lors de l'assemblée annuelle des membres de la Société pour remplacer les membres sortant de charge; leur mandat débutera à la fin de l'assemblée annuelle pour se terminer à la fin de la deuxième assemblée annuelle après cette élection.

     

    VACANCES AU BUREAU DE DIRECTION

     

17. Il y a automatiquement vacance à un poste d'administrateur si:

    1. un administrateur se désiste de ses fonctions en donnant un avis écrit au secrétaire de la Société;

    2. il est reconnu par un tribunal comme ayant perdu la raison;

    3. il fait faillite, suspend ses paiements ou transige avec ses créanciers;

    4. lors d'une assemblée générale spéciale des membres, il est adopté, par trois quarts des membres présents, une résolution visant à lui retirer sa charge;

    5. il décède.

    Advenant l'un des cas susmentionnés, le Bureau de direction peut, par vote majoritaire, nommer un membre régulier de la Société au poste vacant qui terminera le mandat de celui qu'il remplace.

     

    RÉUNIONS DU BUREAU DE DIRECTION

     

18. Les réunions du Bureau de direction peuvent être tenues au moment et à l'endroit déterminés par les dirigeants pourvu que chacun d'entre eux reçoive un préavis écrit de 48 heures de la part du président. Il doit se tenir au moins une réunion du Bureau de direction par année. Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou l'ajournement d'une réunion du Bureau de direction n'annulera ladite réunion ou les mesures qui y auront été prises, et un dirigeant peut en tout temps renoncer au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou adoptées à ladite réunion. Chacun des dirigeants présent dispose d'une voix lors de la réunion.

     

    VOIX PRÉPONDÉRANTE

     

19. En cas de partage égal des voix lors de la discussion de quelque question que ce soit lors d'une réunion du Bureau de direction, le président jouit d'une voix prépondérante.

     

    RÉUNIONS TÉLÉPHONIQUES DU BUREAU DE DIRECTION

     

20. Si tous les membres du Bureau de direction y consentent, de façon générale ou à l'égard d'une réunion particulière, un dirigeant peut participer à une réunion du Bureau de direction ou d'un de ses comités en utilisant des moyens techniques, notamment le téléphone, permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux. Un dirigeant qui participe de cette façon à une réunion est alors réputé y avoir assisté.

     

    PROCÈS-VERBAUX DU BUREAU DE DIRECTION

     

21. Les membres de la Société ne peuvent consulter les procès-verbaux du Bureau de direction; par contre, chaque membre du Bureau de direction en reçoit une copie.

     

    RÉMUNÉRATION DES MEMBRES DU BUREAU DE DIRECTION

     

22. Un dirigeant sur le Bureau de direction ne doit recevoir aucune rémunération à ce titre ni retirer, directement ou indirectement, un profit de sa charge, pourvu que lui soient payées les dépenses raisonnables qu'il encourt dans l'exercice de ses fonctions. Rien dans les présents règlements ne doit empêcher un dirigeant d'agir à un autre titre et d'être indemnisé pour cela.

     

    NOMINATION DE REPRÉSENTANTS

     

23. Le Bureau de direction peut nommer des représentants et embaucher des employés s'il l'estime, à l'occasion, nécessaire, et ces personnes jouiront de l'autorité et rempliront les fonctions qui leur auront été dévolues par le Bureau de direction au moment de leur nomination.

     

    RÉMUNÉRATION DES REPRÉSENTANTS

     

24. Le Bureau de direction fixe, par résolution, la rémunération raisonnable de tous les représentants, employés et membres des comités de la Société. Ladite résolution est en vigueur jusqu'à l'assemblée suivante des membres de la Société où elle est alors confirmée par les membres réguliers de la Société ou, si elle n'est pas confirmée, les rémunérations convenues cessent d'être payables à compter de la date de ladite assemblée des membres.

     

    INDEMNISATION DES MEMBRES DU BUREAU DE DIRECTION

     

25. Chaque dirigeant de la Société ou chaque autre personne qui a pris ou va prendre des engagements au nom de la Société ou d'une société contrôlée par elle, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens immeubles et meubles, respectivement, est au besoin et en tout temps tenu indemne et à couvert, à même les fonds de la Société:

    1. de tous frais, charges et dépenses quelconques que ce dirigeant ou cette personne supporte ou subit au cours ou à l'occasion d'une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d'actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l'exercice et pour l'exécution de ses fonctions ou touchant auxdits engagements; et

    2. de tous autres frais, charges et dépenses qu'il supporte ou subit au cours ou à l'occasion des affaires de la Société, ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

    3.  

    COMITÉS

     

26. Le Bureau de direction peut établir les comités qu'il juge utile à la poursuite des buts de la Société.

     

    DIRIGEANTS DE LA SOCIÉTÉ

     

27. Les dirigeants de la Société sont le président, deux vice-présidents (un anglophone et un francophone), un secrétaire-trésorier, deux conseillers (un anglophone et un francophone) et, ex officio, le président sortant de charge. Le poste de président sera occupé tour à tour par un anglophone et un francophone. Cependant, le président devrait être en mesure de communiquer dans les deux langues officielles de la Société. Quand le président est anglophone, le vice-président francophone est considéré comme le premier vice-président, et vice versa. Le secrétaire-trésorier doit être en mesure d'accomplir ses fonctions dans les deux langues officielles de la Société.

     

    À l'exception du président, tous les dirigeants sont rééligibles pour un second mandat consécutif au Bureau de direction. Le secrétaire-trésorier est rééligible pour plusieurs mandats consécutifs. Les membres de la Société ont le droit de proposer des candidats à chaque poste lors de l'assemblée annuelle des membres.

     

    PRÉSIDENT

     

28. Le président est le chef de la direction de la Société. Il doit convoquer et présider toutes les assemblées des membres de la Société ainsi que celles du Bureau de direction. Il est responsable de la gestion générale et concrète des affaires de la Société et doit veiller à l'application de tous les ordres et de toutes les résolutions du Bureau de direction. S'il y est autorisé par le Bureau de direction, le président agira officiellement au nom de la Société et la représentera à l'extérieur.

     

    VICE-PRÉSIDENT

     

29. Le vice-président doit, en cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, le remplacer en exerçant ses pouvoirs et exécuter les autres fonctions que lui assignera à l'occasion le Bureau de direction.

     

    SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

     

30. Le secrétaire-trésorier doit avoir la garde des fonds de la Société et tenir une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et déboursés de la Société dans des livres comptables propriété de la Société et déposer tous les fonds, titres, dons et autres effets de commerce au crédit de la Société dans une banque à charte ou une société de fiducie, selon ce qu'aura décidé le Bureau de direction. Il doit recueillir la cotisation annuelle des membres, dépenser les fonds de la Société à la demande de l'autorité compétente en émettant les pièces justificatives appropriées et rendre au président et aux membres du Bureau, lors des assemblées de celui-ci ou lorsqu'ils l'exigent, un compte de toutes les transactions et un bilan de la situation financière de la Société. De plus, le secrétaire-trésorier doit assister à toutes les réunions, servir de secrétaire d'assemblée et consigner les résultats des votes ainsi que le procès-verbal des réunions dans les livres prévus à cet effet. Le secrétaire-trésorier expédie ou voit à ce que soit expédié aux membres de la Société l'avis de convocation aux assemblées et aux membres du Bureau l'avis de convocation aux réunions de celui-ci. Il doit aussi exécuter toute autre fonction que lui assigneront le Bureau de direction ou le président, dont il relève. Le secrétaire-trésorier est le gardien du sceau de la Société.

     

    VALIDATION DE DOCUMENTS

     

31. Les contrats, documents ou actes juridiques écrits exigeant la signature de la Société seront signés par deux membres du Bureau de direction et, une fois signés, engagent la Société sans autre formalité ou autorisation. Le Bureau de direction est autorisé à nommer à l'occasion par résolution un ou plusieurs membres du Bureau pour signer au nom de la Société certains contrats, documents et actes juridiques écrits particuliers. Le Bureau de direction peut donner une procuration à un courtier enregistré en valeurs mobilières l'autorisant ainsi à agir comme son fondé de pouvoir en vue de transférer et de négocier des titres, des obligations et toute autre valeur mobilière de la Société. Le sceau de la Société peut être apposé au besoin sur des contrats, documents et actes juridiques écrits signés par un ou plusieurs membres du Bureau nommés par résolution de celui-ci.

     

    EXERCICE FINANCIER DE LA SOCIÉTÉ

     

32. Sauf décision contraire par le Bureau de direction, l'exercice financier de la Société prend fin le 31 décembre.

     

    MODIFICATION DES RÈGLEMENTS

     

33. Les règlements de la Société peuvent être amendés par voie d'un règlement adopté par la majorité des membres du Bureau de direction lors d'une réunion de celui-ci et approuvé par au moins les deux tiers des membres de la Société lors d'une assemblée dûment convoquée dans le but d'examiner ledit règlement, à condition que la mise en vigueur, l'abrogation ou la modification d'un tel règlement n'entre pas en vigueur avant l'approbation du Ministre de l'Industrie.

     

    VÉRIFICATEURS

     

34. Lors de chaque assemblée annuelle, les membres nomment un vérificateur pour la vérification des livres comptables de la Société. Le vérificateur doit faire un rapport aux membres à l'assemblée annuelle suivante. Si le poste de vérificateur devient vacant entre les assemblées annuelles, le Bureau de direction nomme un autre vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le Bureau de direction.

     

    BULLETIN DE NOUVELLES

     

35. La Société peut publier pour les membres un bulletin de nouvelles périodique contenant des textes choisis d'intérêt canonique. Le directeur du bulletin de nouvelles est nommé par le Bureau de direction, à qui il rend compte.

     

    LIVRES ET DOSSIERS

     

36. Conserver en vertu des règlements de la Société ou de quelque loi que ce soit.

     

    ORDONNANCES ET RÈGLES DE PROCÉDURE

     

37. Le Bureau de direction peut établir des ordonnances et règles de procédure, qui ne sont pas incompatibles avec les règlements, concernant la gestion et le fonctionnement de la Société et qu'il juge utiles, à condition que ces ordonnances et règles de procédure ne soient en vigueur que jusqu'à l'assemblée annuelle suivante des membres de la Société, et que, s'ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, ils cessent à ce moment-là d'être en vigueur.

     

    LANGUES OFFICIELLES

     

38. Le français et l'anglais sont les langues officielles de la Société. Les textes français et anglais des règlements sont officiels.

     

    INTERPRÉTATION

     

39. Dans les présents règlements et dans tous les autres que la Société adoptera par la suite, sauf si le contexte n'exige le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice versa, et les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les sociétés.